○七ケ宿町文書取扱規程
平成14年6月24日
訓令甲第9号
文書取扱規程(平成8年七ケ宿町訓令甲第3号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 文書の収受及び配布(第10条―第12条)
第3章 文書の処理(第13条―第16条)
第4章 文書の施行(第17条―第23条)
第5章 文書の整理、保存等(第24条―第28条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、七ケ宿町における文書の取り扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過を明らかにし、もって事務能率の向上に努めなければならない。
(総務課長の職務)
第3条 総務課長は、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、必要があると認めるときは、調査を行い、報告を求め、又は指導を行うことができる。
(文書取扱管理者)
第4条 総務課に、総務課長の指名する文書取扱管理者(以下「管理者」という。)を置く。
2 管理者は、文書管理全般における各課等の指導及び研修、保存書庫の管理、文書分類基準の管理を行う。
(文書取扱責任者及び文書取扱主任の設置)
第5条 各課等に、文書取扱責任者(以下「責任者」という。)及び文書取扱主任(以下「主任」という。)を置く。
2 責任者は課長、室長、事務長(以下「課長等」という。)の職にある者を、主任は係長(係長の設置されていない係にあっては、担当者。)の職にある者をもって充てる。
(責任者及び主任の職務)
第6条 責任者は、文書が適正かつ円滑に処理されるよう常に留意しなければならない。
2 主任は、責任者の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 課内における文書管理の指導
(2) 文書管理に関する総務課との連絡調整
(3) 文書分類基準の検討
(4) 文書目録等の管理
(文書関係帳票)
第7条 総務課には、次に掲げる帳票を備えなければならない。
(1) 特殊文書管理台帳(様式第1号)
(2) 保存文書目録(様式第2号)
2 各課等には、次に掲げる帳票を備えなければならない。
(1) 文書管理台帳(様式第3号)
(2) 文書目録(様式第4号)
(3) 廃棄文書一覧(様式第5号)
(文書の種類)
第8条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2) 公示文
ア 告示 行政処分又は法令により告示すべき一定の事実について町民に公示するもの
イ 公告 単に一定の事実について町民に公示するもの
(3) 令達文
ア 訓令甲 権限の行使又は職務に関し所属の機関又は職員に対し命令するもので公表するもの
イ 訓令乙 権限の行使又は職務に関し所属の機関又は職員に対し命令するもので公表しないもの
ウ 達 特定の個人又は団体に対して行う行政処分を表すもの
エ 指令 個人、団体等からの申請又は願いに対して行う行政処分を表すもの
(4) 往復文
通達、通知、照会、依頼、回答、報告、諮問、答申、進達、申請、願、届、協議等
(5) その他
契約書、辞令、裁決書、証書、表彰状、あいさつ文、書簡文等
2 文書の記号は、次のとおりとする。
(1) 法規文、公示文及び令達文
七ケ宿町条例第 号
七ケ宿町規則第 号
七ケ宿町告示第 号
七ケ宿町訓令第 号
七ケ宿町達第 号
七ケ宿町指令第 号
(2) 往復文
七親展第 号
七総第 号
七ふ振第 号
七町税第 号
七健福第 号
七農建第 号
七診第 号
3 文書の番号は、第15条の規定により原議に付された番号とする。
第2章 文書の収受及び配布
(2) 親展文書(秘扱いのものを含む。以下同じ。)及び書留郵便には、封皮に収受印を押し、特殊文書管理台帳によりその処理を明らかにし、名あて人に配布する。
(3) 通貨、金券又は有価証券が添付してあるものは、文書の余白にその旨を記して、特殊文書管理台帳によりその処理を明らかにし、担当者に配布する。
(4) 請願書、審査請求書その他日時が権利の得失に関係ある文書は、前各号の例により処理するほか、収受印の下に収受時刻を朱書きして取扱者の印を押し、封筒のあるものは、その封筒を添えて配布する。
(勤務時間外の到達文書の収受)
第11条 勤務時間外に到達した文書は即日処理を要すると認めるものを除き、到着した日の翌日(翌日が休日であるときは、最初の出勤日)の出勤時刻後直ちに前条の規定により処理しなければならない。
(料金未納等郵便物の処理)
第12条 到着した文書のうち、郵便料金が未納又は不足するものがあるときは、その料金を支払って受領するものとする。
第3章 文書の処理
(文書の処理方針)
第13条 課長等は、収受した文書を閲了し、自ら必要な処置をとるほか、所属の職員に指示して速やかに処理しなければならない。
2 施行期日が指定され、又は予定されている事務の処理は、合議、決裁等必要な手続きに要する日時を考慮して起案しなければならない。
(1) 定例又は軽易なもので、収受文書の余白に朱書して伺い処理できるもの
(2) 定例又は軽易なもので、例文又は所定の様式により施行するもののうち、用紙の余白に朱書して伺い処理できるもの
(3) 前2号に掲げるもののほか軽易なもので、適宜処理できるもの
2 前項の規定にかかわらず、緊急を要するものについては、上司の指示を受け、電話又は口頭で処理することができる。この場合においては、軽易なものを除き、その処理要旨を文書により明らかにしておかなければならない。
(起案の要領)
第15条 起案に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 用字・用語は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)等によるものとする。
(2) 文体は、口語体とし、その事案の内容を的確に、しかも平易かつ簡明に表すこと。
(合議の要領)
第16条 処理案は担当者が起案し、関係課員がこれを検討して課長及び副町長を経て決裁を受けなければならない。この場合、経費を伴うものについては、その支出についても決裁を受けるものとする。
2 合議を受けた事項について意見が決しないときは、町長の決するところによる。
3 第1項の場合において特に急を要するもの及び重要又は異例な事項は、課長又はその指定した者が携行して町長の決裁を受けなければならない。
第4章 文書の施行
(施行文書の処理)
第17条 施行を要する原議は、特に施行日を指定されたもののほかは、速やかに施行しなければならない。
(文書の施行者名)
第18条 文書の施行者名は、町長名とする。ただし、法令に別段の定めがあるときは、この限りでない。
2 前項本文の規定にかかわらず、施行する文書の軽重により、副町長名又は課長名で施行することができるものとする。
(文書の日付)
第19条 施行する文書の日付は、発送する日としなければならない。
(文書施行の登録)
第20条 施行を要する原議(課長名で施行する文書を除く。)は、文書管理台帳に登録し、原議に番号を付さなければならない。
2 文書の番号は、会計年度ごとに収受及び起案それぞれ一連の番号とする。
3 条例、規則、訓令及び告示の番号は、前項の規定にかかわらず、暦年ごとに一連番号とする。
(浄書及び校合)
第21条 施行する文書は、主務課において浄書、校合するものとする。
(公印等の押印)
第22条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りではない。
(1) 庁内文書又は軽易な庁外文書で印刷にしたもの
(2) 総務課長が適当と認めるもの
2 前項ただし書きの規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。
3 行政処分、契約、登記又は証明に関する書類その他特に必要と認める文書には、契印、割印又は訂正印を押さなければならない。
(文書の発送)
第23条 施行する文書は、主務課において発送しなければならない。
第5章 文書の整理、保存等
(文書の保存年限の種別)
第24条 文書の保存期限は、次の5種とする。
第1種 永年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
2 前項の保存年限は、暦年によるものは翌年、会計年度によるものは翌年度初日から起算する。
(保存年限の種別の基準)
第25条 前条第1項に規定する保存年限の種別の基準は、次のとおりとする。
第1種 永年保存
(1) 条例、規則及び規程等の制定改廃に関する文書
(2) 調査研究、統計等に係る文書で重要な文書
(3) 町史に関する文書
(4) 許可、認可、訓令、指令、通達、告示及び契約等に関する重要な文書
(5) 訴訟等に関する文書
(6) 議会の議案書、議決通知書及び議会の会議録
(7) 町有財産の取得、管理及び処分に関する文書
(8) 字の廃置分合等に関する文書
(9) 地方交付税に関する重要な文書
(10) 任免、賞罰に関する文書及び履歴書
(11) 恩給、褒賞等に関する重要な文書
(12) 予算、決算に関する文書
(13) 起債に関する文書
(14) 土地家屋の異動に関する文書
(15) 土地工作物の貸借及び使用に関する重要な文書
(16) 町の総合計画等重要な計画及び実施に関する文書
(17) その他永年保存を必要とする重要な文書
第2種 10年保存
(1) 訴願に関する文書
(2) 広報活動に関する文書
(3) 監査に関する文書
(4) 出納に関する文書
(5) 生活保護に関する文書
(6) 営業免許並びに登録等に関する文書
(7) 労働契約等に関する文書
(8) その他永年保存を必要としない重要な文書
第3種 5年保存
(1) 文書の発送に関する諸帳簿
(2) 報告及び届書等で重要な文書
(3) 審査請求に関する文書
(4) 事業の計画実施に関する文書
(5) その他5年保存を必要とする文書
第4種 3年保存
(1) 通知、報告及び届書等で比較的重要な文書
(2) 出勤簿、時間外勤務命令簿及び出張命令簿
(3) その他3年保存を必要とする文書
第5種 1年保存
(1) 通知、報告及び届書等で軽易な文書
(2) その他1年を超えて保存の必要を認めない文書
(完結文書の編さん)
第26条 完結文書は、主務課において次の各号に掲げるところにより、文書分類の基準に従い編さんしなければならない。
(1) 編さんは、会計年度により区分する。ただし、第19条第3項に規定する暦年で登録する文書及び会計年度によることが不適当と認められる文書は、暦年により区分すること。
(2) 編さんは、簿冊により行うものとし、1冊の厚さは、8センチメートルを限度とすること。
(3) 編さんは、2年又は2年度以上にわたる分を1冊とすることができる。この場合は年又は年度の区分を明らかにすること。
(4) 2以上の文書で保存期限を異にする場合、その文書が相互に密接な関係を有するときは、その長期のものに編集すること。
(文書の保存)
第27条 前条の規定により編さんした文書は、主務課において保存する。
2 責任者は、前項の規定により保存した文書の文書目録を作成し、常に保存内容を明らかにしておかなければならない。
(文書の廃棄)
第28条 保存期限を経過した文書は、主務課において廃棄しなければならない。
2 責任者は、前項の規定により廃棄しようとする場合には、廃棄文書一覧を作成しなければならない。
3 課長等は、保存期限が経過した文書で、必要と認めるものについては、さらに年限を定めてこれを保存することができる。
4 保存期限を経過しない文書であっても、課長等が保存の必要がないと認めたものは、廃棄することができる。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
(七ケ宿町完結文書整理保存規程の廃止)
2 七ケ宿町完結文書整理保存規程(昭和36年七ケ宿町訓令甲第1号)は、廃止する。
(経過措置)
3 改正後の七ケ宿町文書取扱規程の規定は、平成13年度分の文書から適用し、平成12年度分までの文書は、なお従前の例による。
附則(平成19年訓令甲第4号)
この要綱は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成27年訓令甲第6号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令甲第2号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
