○住民基本台帳の一部の写しの閲覧等に関する事務取扱要領

平成18年10月31日

訓令甲第20号

(趣旨)

第1条 この要領は、七ケ宿町住民基本台帳の一部の写しの閲覧等に関する規則(平成18年七ケ宿町規則第10号。以下「規則」という。)第17条の規定に基づき、住民基本台帳の一部の閲覧等に関する事務の施行に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この要領における用語の意義は、次のとおりとする。

(1) 法 住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。)

(2) 令 住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号)

(3) 公益性の判断に関する基準 住民基本台帳の一部の写しの閲覧についての公益性の判断に関する基準(平成18年総務省告示第495号)

(4) 請求事由を明らかにすることが事務の性質上困難であるものの例示 国又は地方公共団体の機関による住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求における請求事由を明らかにすることが事務の性質上困難であるものの例示について(通知)(平成18年10月4日総行市第135号総務省自治行政局市町村課長通知)

(5) 国等 国又は地方公共団体の機関

(6) 支援対象者 規則第2条第2項に規定するドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者等で町長が支援措置を講じた者

(7) 閲覧台帳 規則第2条第1項に規定する法第11条第1項に規定する住民基本台帳の一部の写し

(閲覧台帳)

第3条 閲覧台帳は、毎年3月及び9月の各末日(当該末日が閉庁日のときは直前の開庁日とする。)現在の内容で作成するものとする。

2 閲覧台帳から、支援対象者に係る個人情報を削除するときは、白く塗りつぶすなどの方法を講じ、複製したときに当該個人情報が空白になるようにするものとする。

(閲覧の申出日等)

第4条 規則第3条第1項の閲覧希望日の予約及び同条第3項の書類提出日に係る例外事由は、緊急又はやむを得ない相当の理由がある場合とする。

(閲覧の請求)

第5条 法第11条第1項に定める国の機関には、国のすべての行政機関、国会及び裁判所を、地方公共団体の機関には、執行機関、附属機関及び議会を含むものとし、独立行政法人、国立大学法人、特殊法人及び地方独立行政法人は含まれないものであること。

2 国等の名称は、具体的な省庁の名称、知事、市区町村長などとする。

3 閲覧者の職名は、具体的に部や課の名称及び職名を記載させるものとする。

4 事務責任者は、国等の内部におかれる組織の長とする。職名は具体的に○○部長、○○課長等と記載させるものとする。

5 閲覧請求事由が明確でないときは、必要に応じて請求者に質問等をし、その内容を確認するものとする。

(1) 閲覧請求に係る公文書に記載等のみでは、記載されている事項等が疑わしい点がある場合など特に必要があるときには、当該請求に係る国等に電話で照会するなどの方法により確認するものとする。

(2) 前号の確認をしたときは、その確認内容及び方法を住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求書の余白に記載する等の方法により記録するものとする。

6 閲覧請求事由を明らかにすることが性質上困難であるものは、「請求事由を明らかにすることが事務の性質上困難であるものの例示」の例によるものとする。

7 閲覧請求に係る住民の範囲は、行政区・字の区域等により可能な限り限定させるものとする。

(閲覧の申出)

第6条 法第11条の2第1項第1号に定める調査、研究等で、公益性の判断に関する基準の第1号に規定する放送機関、新聞社、通信社その他の報道機関とは、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第50条に規定する報道を業として行うものであること。したがって、報道週刊誌その他の報道雑誌等を刊行している出版社も含まれるものであること。また、報道の媒体を問わないものであること。

2 法第11条の2第1項第2号に規定する公共的団体は、農業協同組合、森林組合、漁業協同組合、生活協同組合、商工会議所等の産業経済団体、社会福祉協議会、社会福祉団体、赤十字社等の厚生社会事業団体、教育団体、青年団、婦人会、文化団体、スポーツ団体等の教育文化スポーツ団体等公共的な活動を行うものであり、法人であるか否かは問わないものであること。

3 申出者が法人のときにあっては、閲覧事項を取り扱う者の範囲は、具体的に部、課等の部署の名称を記載させるものとする。また、具体の個人名を列挙しても差し支えないものとする。

4 申出者が個人のときであって、申出者及び閲覧者以外の者に閲覧事項を取り扱わせようとするときは、閲覧の申出の際に、閲覧事項を取り扱う者の氏名及び住所、そのものに閲覧事項を取り扱わせることが必要な具体的理由を記載した書類を提出させるものとする。

5 閲覧申出事由が明確でないときは、必要に応じて申出者に質問等をし、その内容を確認するものとする。なお、確認をしたときは、その確認内容及び方法を住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出書の余白に記載する等の方法により記録するものとする。

6 閲覧申出に係る住民の範囲は、行政区・字の区域等により可能な限り限定させるものとする。

7 規則第3条第3項第8号に定める町長が必要と認める書類の例としては、大学の委員会又は学部長による証明書等、法第11条の2第1項各号の調査、学術研究、活動等を明らかにできる書類及び閲覧事項の管理方法等を明らかにできる書類等とする。

8 規則第7条第3項第1号に定める閲覧の申出は、自己以外の第三者もできるものであること。また、具体的な理由の例としては、間違った郵便物が配達されるなどの事情があること。

(閲覧者等の本人確認)

第7条 規則第8条第4項第1号に定める町長が適当と認める書類には、官公署(独立行政法人、国立大学法人、特殊法人及び地方独立行政法人を含む。)がその職員に発行した身分証明書も含まれるものとする。

2 規則第8条第4項第2号に定める町長が適当と認める書類は、前項の書類の更新中に更新される仮証明書、官公署が交付する療育手帳、生活保護受給者証、各種年金証明書や健康保険の被保険者証等とする。

(特別な閲覧の申出)

第8条 支援対象者に係る特別な閲覧の申出又は請求があったときは、その理由を具体的に明らかにさせるものとする。

(勧告等)

第9条 法第11条の2第8項に規定する勧告及び同条第9項又は第10項に規定する命令は文書により行うものとする。

(その他)

第10条 次の処分は、行政手続法(平成5年法律第88号)第2条第2号の規定に該当するものであること。

(1) 法第11条の2第1項の閲覧申出を認めないこと。

(2) 法第11条の2第4項の個人閲覧事項取扱者を承認しないこと。

(3) 法第11条の2第9項及び第10項の命令

(4) 法第11条の2第11項の報告徴収

第11条 書類の保存は、施行令第34条第3項の例によるものとする。

第12条 その他住民基本台帳の一部の閲覧等に関する事務については、住民基本台帳事務処理要領の例により行うものとする。

附 則(平成27年訓令甲第49号)

(施行期日)

第1条 この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)附則第1条第4号に掲げる規定の施行の日から施行する。

閲覧時の留意事項

住民基本台帳の写しの一部の閲覧については、次の事項に留意願います。

○ 本人の確認等について

(1) 国又は地方公共団体の機関の職員の方は、当該職員たる身分を示す証明書を提示してください。

(2) 上記の身分証明書に本人の顔写真が貼付されていない場合は、住民基本台帳カード、個人番号カード、旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等(本人の顔写真が貼付されたものに限る。)を提示してください。

(3) 必要に応じて口頭で質問したり、請求をした国又は地方公共団体の機関に照会する場合があります。

(4) 国又は地方公共団体の機関の職員以外の方は、住民基本台帳カード、個人番号カード、旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等(本人の顔写真が貼付されたものに限る。)を提示してください。

(5) 住民基本台帳閲覧申出に係る閲覧者に関する照会書が送付されているときは、その回答書を提出してください。

(6) 必要に応じて口頭で質問したり、申出者に照会する場合があります。

○ 閲覧の際の留意事項

(1) 閲覧時間は、原則として午前9時から午後0時まで及び午後1時から午後4時30分までとします。

(2) 閲覧者の人数は、原則として1名とします。やむを得ない事情がある場合でも2名までとします。

(3) 閲覧は、職員が指定した場所(以下「所定の場所」という。)で行ってください。

(4) 閲覧内容の転記に当たっては、町が支給する閲覧記録紙(以下「記録紙」という。)を使用してください。カメラ、複写機等の使用は、禁止します。

(5) 閲覧内容を転記する場合の筆記用具は、鉛筆(シャープペンシルを含む。)を用いてください。

(6) 閲覧者が所定の場所から離れる(手洗い・昼食等も含む。)ときは、「閲覧台帳」及び「記録紙」を一時職員に返却してください。また、閲覧台帳及び記録紙を所定の場所から持ち出さないでください。

(7) 閲覧終了後は、「記録紙」及び「閲覧台帳」を職員に返却してください。転記された内容を点検、確認のうえ記録紙を複写します。

また、余分な記録紙も返却してください。

(8) 記録紙に不要な内容や閲覧請求等事項以外のものが転記されている場合は、職員立会いのもとにそれらの事項を抹消していただきます。抹消することができない場合は、転記した記録紙を回収し廃棄処分します。

(9) 緊急な事態等により、やむを得ず閲覧を一時中断(中止)することもありますのでご了承ねがいます。

(10) 閲覧中は、職員の指示に従ってください。また、不明な点がありましたら、職員にお尋ねください。

住民基本台帳の一部の写しの閲覧等に関する事務取扱要領

平成18年10月31日 訓令甲第20号

(平成28年1月1日施行)